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HubSpot Orçamentos: como fazer processo de aprovação

HubSpot Orçamentos: como fazer processo de aprovação

O HubSpot Orçamentos torna o processos de aprovação de cotações mais rápido, gerenciável e escalável. Aprenda como utilizá-lo na sua operação!

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Diariamente as empresas treinam seus times de vendas para usarem o CRM da HubSpot para organizar o pipeline de vendas e aumentar a produtividade. No entanto, poucas operações utilizam uma das ferramentas mais importantes no processo: o “HubSpot Orçamentos”.

Essa feature (funcionalidade) permite que você crie e envie cotações diretamente da plataforma. 

Médias e grandes empresas, em geral, possuem uma operação comercial grande, que exige um maior cuidado dos gestores para que nada saia do controle, afinal são dezenas de representantes da empresa e centenas de negociações acontecendo em simultâneo.

Um ótimo exemplo para entender as dificuldades operacionais de um processo comercial dessa magnitude é das seguradoras e construtoras. Com diversos corretores terceirizados, é essencial que os gestores da operação possam acompanhar as propostas enviadas — afinal, quaisquer condições ofertadas são feitas em nome da marca.

Mas, mesmo quando os vendedores são parte do quadro de colaboradores, muitas vezes há a necessidade de aprovação interna de orçamentos, feitas por supervisores. Esse tipo de aprovação é mais comum quando as propostas comerciais tem 6 ou mais dígitos e, portanto, requerem uma revisão refinada sobre valores, descontos e condições.

Essas complexidades do fluxo de ações entre supervisores, vendedores e prospects demandam uma plataforma que seja completa, fácil de usar e escalável. Essa é uma das principais razões pelas quais as empresas têm buscando aplicar um processo de aprovação que possa ser feito diretamente no CRM da HubSpot.

Por ser um recurso de nível avançado, há pouca documentação sobre a ferramenta. Bem... "havia", pois agora a gente revela para você tudo sobre o HubSpot Orçamentos. Confere aí!

Como fazer processo de aprovação no HubSpot Orçamentos

Como a HubSpot considera o processo de aprovação um recurso avançado, você precisa contratar o HubSpot Sales Hub Enterprise.

Uma vez contratado ou realizado o seu “upgrade” no módulo de vendas da HubSpot, essa feature estará disponível em Configurações > Produtos e Orçamentos > Orçamentos. Basta selecionar a opção de “Exigir aprovações para todos os orçamentos”. Veja na imagem abaixo:

ativar-processo-de-aprovacao-hubspot-orcamentos

DicaPro: pode parecer confuso no primeiro momento você indicar que quer “exigir aprovações para todos os orçamentos”, principalmente se você tem um volume muito grande de orçamentos. Entretanto, você pode aplicar regras, como ramificações (se/então) nos Workflows (Fluxos de Trabalho) da HubSpot para automatizar parte das aprovações.

Com isso, você pode determinar que qualquer proposta abaixo de certo valor, seja automaticamente considerado aprovado. Isso evitará que a velocidade da operação seja impactada pelo maior controle.

Confirme que deseja prosseguir na notificação abaixo:

ativar-as-aprovacoes-de-orcamentos-hubspot

Assim que você confirmar, serão criados 3 novos fluxos de trabalho:

fluxos-de-trabalho-processo-de-aprovacao-hubspot-orcamentos

Pronto! Com esses simples passos, já será possível aplicar o processo de aprovação no HubSpot Orçamentos.

Depois disso, os próximos passos serão definir as regras e condições para você customizar os 3 novos fluxos criados:

  • Quando alterações são solicitadas em um orçamento.
  • Quando os orçamentos são automaticamente aprovados.
  • Quando os orçamentos exigem aprovação.

Simples assim! Mais controle, velocidade e resultados no seu processo comercial.

Bons negócios!

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