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Como fazer um documento de Análise de Requisitos (com exemplo)

Como fazer um documento de Análise de Requisitos (com exemplo)

Aprenda o que é e como fazer uma Análise de Requisitos, com exemplo e explicação prática para você começar hoje.

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A área de Transformação Digital surge em empresas que precisam explorar as novas tecnologias em prol do seu negócio e dos seus clientes. E o papel do RevOps ou especialista em processos é essencial, afinal ela ou ele é responsável por “orquestrar” os diferentes setores da empresa em direção a um objetivo único: crescer rápido.

Nesse cenário, o responsável busca encontrar sistemas e plataformas, como CRM, que atendam às novas demandas que setores como Marketing, Vendas e Atendimento precisam para melhorar suas operações e ofertas. E para encontrar a melhor solução, o documento de Análise de Requisitos (em inglês Request for Proposal - RFP) pode agilizar o processo inicial e, no futuro, evitar falhas na implementação.

A Análise de Requisitos é um documento geralmente feito pela área de T.I. quando busca avaliar soluções. Às vezes, outras áreas, como Inovação e Transformação Digital podem se beneficiar ao fazer uso desse documento.

Por isso, como nosso propósito aqui no blog é ajudar grandes empresas a crescerem melhor, preparamos um conteúdo prático sobre o que é uma Análise de Requisitos, como aplicá-la, e ainda sugerimos um exemplo simplificado para quem não sabe por onde começar.

Vem com a gente!

O que é uma Análise de Requisitos (RFP)

A RFP é um documento utilizado por grandes empresas para descrever todas as informações e detalhes que são essenciais para a aquisição de um produto ou serviço. Eles são normalmente usados para comparação e compra de produtos/serviços complexos, como sistemas de TI, ERP e CRM.

Essa análise é essencial para a escolha do melhor produto ou serviço. Por isso, quanto mais completo e elaborado, melhor. E aqui a provocação é: mais do que uma ótima forma de conseguir bons preços, a RFP garante que o sistema certo seja comprado.

Ou seja, mais do que uma recompensa a curto prazo, a RFP evita dores de cabeça. Por exemplo: você pode mapear que o sistema a ser contratado de Marketing precisa integrar-se ao ERP. Sem uma Análise de Requisitos, você descobrirá somente durante a implementação que o sistema contratado não atende as necessidades da empresa, sobrando para você resolver este problema.

Quando uma decisão é tomada por preço, o produto contratado rapidamente pode deixar de atender às demandas crescentes e interconectadas (entre todos os setores) da empresa. E então, a migração se faz necessária — saindo mais caro do que uma compra inicial do sistema certo.

Em resumo, as vantagens de fazer uma Análise de Requisitos são:

  • Atividades (serviço) e funcionalidades (produto) alinhadas entre diferentes fornecedores
  • Mais poder de decisão para os responsáveis pela escolha.
  • Depois que o documento é feito, pode ser enviado para muitos fornecedores.
  • Clareza sobre o que é essencial e o que é “perfumaria” para a contratação.
  • Comparação justa entre diferentes sistemas (muita gente ainda compara banana com maçã).

Mas, o mais importante de tudo é que a Análise de Requisito, quando bem feita, representa um grande ganho operacional. Afinal, um sistema que atenda perfeitamente aos processos internos da empresa possibilitará que toda a operação seja mais eficiente e produtiva.

Como fazer um documento de análise de requisitos

O documento de análise de requisitos é basicamente uma planilha Excel ou Google Planilhas.

Eventualmente, é possível encontrar documentos Word ou Google Docs com tabelas contendo os requisitos. Neste caso, outras informações complementam o documento, como:

  • Termo de confidencialidade.
  • Apresentação da empresa.
  • Objetivo da RFP (Request for Proposal).
  • Instruções para preenchimento.
  • Tratamento de dúvidas.
  • Instruções sobre entrega de propostas e informações de contatos para esclarecimento de dúvidas.
  • Critérios de seleção, prazo e exclusão de proponente.
  • Instruções financeiras, sobre formas e datas de pagamento.
  • Instruções de envio de proposta.
  • Cronograma do processo de análise de requisitos e “deadline” (prazo final) de compra.

Para criar a planilha com os itens da análise de requisitos, você deve entrevistar os gestores e usuários das áreas que usarão o sistema/serviço.

Informações que você preenche

Sua planilha deve conter as seguintes colunas e as informações deverão ser preenchidas por você.

Colunas Essenciais:

  • Departamento / Etapa / Processo — É uma coluna para agrupar diversas atividades relacionadas.
  • Funcionalidade / Atividade — A descrição de cada funcionalidade desejada.

Colunas Complementares:

  • Responsável — Colaborador entrevistado.
  • Classificação — O que é mandatório e o que é desejável.
  • Criticidade — Alta, Média ou Baixa.

Informações que seu fornecedor preencherá

Além dessas colunas, você terá outras colunas que o seu fornecedor é quem deverá preencher para cada um dos itens acima:

  • Aderência — O fornecedor responde Atende, Não Atende ou Atende Parcialmente.
  • Como? — Nativa, Desenvolvimento ou Terceiro.
  • Comentários — Aqui o fornecedor inclui informações adicionais que podem embasar sua resposta, como o link com detalhes sobre essa funcionalidade, também pode detalhar como atende nativamente, que desenvolvimento é necessário para atender ou que opção de terceiro é necessário contratar. Se preferir, em vez de um único campo “Comentários”, podem ser criadas mais colunas para ajudar a organizar a informação, como “Qual sistema?” e “Custo adicional/sistema”.

Considerações finais

Bom, apesar de você poder criar uma planilha e usar nossas sugestões de colunas, a parte mais difícil é levantar os itens dos requisitos. Os requisitos mudarão muito conforme os desafios que a empresa enfrenta, o que está buscando resolver (criticidade) em questões de prioridade, além das especificidades do negócio e setor em que ela está inserida.

Para você ter sucesso neste processo, considere traçar esses passos importantes:

  • Crie um cronograma — para que a implementação tenha sucesso, defina um cronograma para você iniciar e finalizar as entrevistas, organizar e preencher as informações na planilha (funcionalidades/atividades). Se optar em realizar um documento mais completo, que inclui informações adicionais, considere estabelecer o cronograma que os fornecedores deverão cumprir, como retornar a RFP preenchida.
  • Encontre os fornecedores — com o RFP em mãos, os fornecedores não terão problema para responder com clareza se podem ajudar a sua empresa e como podem fazê-lo.
  • Escolha um “campeão” — com as respostas dos fornecedores e a proposta, você só precisa escolher aquele que melhor atende às suas expectativas.

Lembre-se, a análise de requisitos é uma parte importante do processo que pode mitigar eventuais problemas durante a implementação.

Bons negócios!

A NA5 é especialista na contratação e implementação de HubSpot Enterprise para grandes empresas.

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