A área de Transformação Digital surge em empresas que precisam explorar as novas tecnologias em prol do seu negócio e dos seus clientes. E o papel do RevOps ou especialista em processos é essencial, afinal ela ou ele é responsável por “orquestrar” os diferentes setores da empresa em direção a um objetivo único: crescer rápido.
Nesse cenário, o responsável busca encontrar sistemas e plataformas, como CRM, que atendam às novas demandas que setores como Marketing, Vendas e Atendimento precisam para melhorar suas operações e ofertas. E para encontrar a melhor solução, o documento de Análise de Requisitos (em inglês Request for Proposal - RFP) pode agilizar o processo inicial e, no futuro, evitar falhas na implementação.
A Análise de Requisitos é um documento geralmente feito pela área de T.I. quando busca avaliar soluções. Às vezes, outras áreas, como Inovação e Transformação Digital podem se beneficiar ao fazer uso desse documento.
Por isso, como nosso propósito aqui no blog é ajudar grandes empresas a crescerem melhor, preparamos um conteúdo prático sobre o que é uma Análise de Requisitos, como aplicá-la, e ainda sugerimos um exemplo simplificado para quem não sabe por onde começar.
Vem com a gente!
O que é uma Análise de Requisitos (RFP)
A RFP é um documento utilizado por grandes empresas para descrever todas as informações e detalhes que são essenciais para a aquisição de um produto ou serviço. Eles são normalmente usados para comparação e compra de produtos/serviços complexos, como sistemas de TI, ERP e CRM.
Essa análise é essencial para a escolha do melhor produto ou serviço. Por isso, quanto mais completo e elaborado, melhor. E aqui a provocação é: mais do que uma ótima forma de conseguir bons preços, a RFP garante que o sistema certo seja comprado.
Ou seja, mais do que uma recompensa a curto prazo, a RFP evita dores de cabeça. Por exemplo: você pode mapear que o sistema a ser contratado de Marketing precisa integrar-se ao ERP. Sem uma Análise de Requisitos, você descobrirá somente durante a implementação que o sistema contratado não atende as necessidades da empresa, sobrando para você resolver este problema.
Quando uma decisão é tomada por preço, o produto contratado rapidamente pode deixar de atender às demandas crescentes e interconectadas (entre todos os setores) da empresa. E então, a migração se faz necessária — saindo mais caro do que uma compra inicial do sistema certo.
Em resumo, as vantagens de fazer uma Análise de Requisitos são:
- Atividades (serviço) e funcionalidades (produto) alinhadas entre diferentes fornecedores
- Mais poder de decisão para os responsáveis pela escolha.
- Depois que o documento é feito, pode ser enviado para muitos fornecedores.
- Clareza sobre o que é essencial e o que é “perfumaria” para a contratação.
- Comparação justa entre diferentes sistemas (muita gente ainda compara banana com maçã).
Mas, o mais importante de tudo é que a Análise de Requisito, quando bem feita, representa um grande ganho operacional. Afinal, um sistema que atenda perfeitamente aos processos internos da empresa possibilitará que toda a operação seja mais eficiente e produtiva.
Como fazer um documento de análise de requisitos
O documento de análise de requisitos é basicamente uma planilha Excel ou Google Planilhas.
Eventualmente, é possível encontrar documentos Word ou Google Docs com tabelas contendo os requisitos. Neste caso, outras informações complementam o documento, como:
- Termo de confidencialidade.
- Apresentação da empresa.
- Objetivo da RFP (Request for Proposal).
- Instruções para preenchimento.
- Tratamento de dúvidas.
- Instruções sobre entrega de propostas e informações de contatos para esclarecimento de dúvidas.
- Critérios de seleção, prazo e exclusão de proponente.
- Instruções financeiras, sobre formas e datas de pagamento.
- Instruções de envio de proposta.
- Cronograma do processo de análise de requisitos e “deadline” (prazo final) de compra.
Para criar a planilha com os itens da análise de requisitos, você deve entrevistar os gestores e usuários das áreas que usarão o sistema/serviço.
Informações que você preenche
Sua planilha deve conter as seguintes colunas e as informações deverão ser preenchidas por você.
Colunas Essenciais:
- Departamento / Etapa / Processo — É uma coluna para agrupar diversas atividades relacionadas.
- Funcionalidade / Atividade — A descrição de cada funcionalidade desejada.
Colunas Complementares:
- Responsável — Colaborador entrevistado.
- Classificação — O que é mandatório e o que é desejável.
- Criticidade — Alta, Média ou Baixa.
Informações que seu fornecedor preencherá
Além dessas colunas, você terá outras colunas que o seu fornecedor é quem deverá preencher para cada um dos itens acima:
- Aderência — O fornecedor responde Atende, Não Atende ou Atende Parcialmente.
- Como? — Nativa, Desenvolvimento ou Terceiro.
- Comentários — Aqui o fornecedor inclui informações adicionais que podem embasar sua resposta, como o link com detalhes sobre essa funcionalidade, também pode detalhar como atende nativamente, que desenvolvimento é necessário para atender ou que opção de terceiro é necessário contratar. Se preferir, em vez de um único campo “Comentários”, podem ser criadas mais colunas para ajudar a organizar a informação, como “Qual sistema?” e “Custo adicional/sistema”.
Considerações finais
Bom, apesar de você poder criar uma planilha e usar nossas sugestões de colunas, a parte mais difícil é levantar os itens dos requisitos. Os requisitos mudarão muito conforme os desafios que a empresa enfrenta, o que está buscando resolver (criticidade) em questões de prioridade, além das especificidades do negócio e setor em que ela está inserida.
Para você ter sucesso neste processo, considere traçar esses passos importantes:
- Crie um cronograma — para que a implementação tenha sucesso, defina um cronograma para você iniciar e finalizar as entrevistas, organizar e preencher as informações na planilha (funcionalidades/atividades). Se optar em realizar um documento mais completo, que inclui informações adicionais, considere estabelecer o cronograma que os fornecedores deverão cumprir, como retornar a RFP preenchida.
- Encontre os fornecedores — com o RFP em mãos, os fornecedores não terão problema para responder com clareza se podem ajudar a sua empresa e como podem fazê-lo.
- Escolha um “campeão” — com as respostas dos fornecedores e a proposta, você só precisa escolher aquele que melhor atende às suas expectativas.
Lembre-se, a análise de requisitos é uma parte importante do processo que pode mitigar eventuais problemas durante a implementação.
Bons negócios!
A NA5 é especialista na contratação e implementação de HubSpot Enterprise para grandes empresas.