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Como projetar seu processo de vendas no HubSpot CRM

Como projetar seu processo de vendas no HubSpot CRM

60% dos usuários do HubSpot CRM nunca usaram um CRM antes. Conversando com esses usuários, descobrimos que o recurso de negócios os desafia ainda mais.

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Negócios são usados para rastrear suas vendas. Eles são organizados em colunas que representam os diferentes estágios do seu processo de vendas. Você pode arrastar e soltar negócios individuais conforme seu progresso de vendas.

Deal-Stage-HubSpot-CRM

O CRM vem com alguns padrões de progressos já configurados. Você pode customizar os estágios para representar seu próprio processo de vendas. Mas, se você não sabe como expressar seu processo como uma série de colunas, não se preocupe - o restante deste post é sobre como aprender isso.

Definindo seu processo de vendas

O primeiro passo em definir seu processo de vendas é entender a jornada do comprador. Para ser breve, a jornada do comprador é o processo de pesquisa ativo que um comprador faz durante uma compra. Seu trabalho como um vendedor é ajudar o comprador através desta jornada.

Uma vez que você conhece a jornada que seu comprador faz, você pode projetar um processo de vendas para ajudá-los a navegar durante a jornada. Você provavelmente tem algum senso sobre isso, mas formalizá-lo pode dar algum trabalho. Aqui está um caminho para fazer isso.

Pense por um minuto sobre tudo que tem que acontecer para que um estranho interessado se torne um cliente. Escreva os pontos importantes em ordem cronológica. Coloque como uma linha do tempo e organize em duas linhas: uma para ações que VOCÊ toma e uma para ações que o COMPRADOR toma.

Quando você terminar esta atividade, você entenderá todos os passos possíveis que você e seu cliente podem tomar, incluindo todas as coisas detestáveis, como tentar encontrar um tempo para se encontrar. Pode parecer algo assim:

 Definindo seu processo de vendas

 

Quer aprender como começar a projetando seu processo de vendas no HubSpot? Veja esta lição.

 

Vamos fazer um exercício.

Qual dos passos acima deve ser feito todo tempo? Qual destes passos você nunca, nunca pula, mesmo que pudesse?

 

Passo 1, 2 e 3: Identifique, conecte-se e encontre-se.

Os primeiros três passos são identificar o prospect, conectar com o prospect, e encontrar um tempo para se reunir. Estes provavelmente são inevitáveis, mas você sentiria falta se pudesse encontrar uma maneira de pular essas etapas?

A melhor parte da venda é quando você se reúne com um prospect e começa a conversar com ele. Se existisse uma maneira para seu calendário ser automaticamente preenchido com compromissos para demonstrar seu produto ou serviço para pessoas interessadas, não faria sua vida muito mais fácil?

Se você respondeu "sim" para esta questão, vá em frente e pule estes passos. Mesmo que estes passos são tomados usualmente, nada será perdido se você puder pulá-los de alguma forma.

 

Passos 4: Demonstrar e avaliar.

Movendo abaixo da linha do tempo, o próximo passo é uma reunião entre você e o comprador. Você está demonstrando o produto, e ele está avaliando. Este passo é muito necessário, porque você precisa ter certeza que a pessoa é um bom encaixe para sua solução e que você pode resolver os problemas que ela têm. Pular este passo pode levar a uma perda de comunicação e insatisfação. Portanto, este é um passo importante para ambos você e o comprador.

 

Passo 5: Acompanhamento.

Próximo é acompanhamento. Você gasta muito tempo fazendo acompanhamento com as pessoas, mas não seria legal se você não tivesse que fazer? Se os compradores apenas tomassem a decisão certa, seu processo de vendas não seria mais simples e mais prazeroso? Como o acompanhamento é uma tarefa que você provavelmente ficaria feliz de se livrar, nós vamos cruzar as duas vezes que isso aparece no processo.

 

Passo 6: Discutir.

Próximo, o comprador discute sua solução com o tomador de decisão. Este é um passo interno que o comprador toma se ele não é o único tomador de decisão. Se ele é o único tomador de decisão, este é um passo que não deve ocorrer. Isso não é absolutamente necessário em todas as vendas, vamos cruzar este passo também.

 

Passo 7: Negociação.

Próximo, você agenda um tempo para negociação com o tomador de decisão. Mais uma vez, agendamento é uma tarefa administrativa que você provavelmente está feliz de evitar. Além disso, se a pessoa que você inicialmente se reuniu é a única tomadora de decisão, isto é uma coisa que você pode cuidar na primeira reunião, então nós vamos também remover este passo do processo.

 

Passo 8: Educar e avaliar.

No próximo passo, você educa o tomador de decisão. Dependendo do seu processo de vendas, este passo pode ser inevitável, mesmo se a pessoa que você se reuniu inicialmente é a única tomadora de decisão. Nesta etapa você você negocia preço, descobre os termos de contratos, e cuida de outras partes importantes do negócio que eram muito precoces para sua ligação inicial. Se é o caso, este é outro passo que você não quer pular, então vamos mantê-lo aqui.

 

Passo 9: Aprovação.

Próximo, o tomador de decisão aprova a compra. Sem esta aprovação, a venda não pode continuar, então vamos manter este passo.

 

Passos 10 e 11: O contrato.

Então você manda o contrato e o acompanhamento quando você faz. Esta é outra ação que, se não tomada, interromperia a progressão da venda, então isso também teremos que manter.

 

Passo 12: Fechar.

Por último, o comprador assina e retorna o contrato. Com isso, o negócio é fechado.

Nós temos, agora, que reduzir esse processo à cinco etapas principais:

Esta é a essência deste processo de vendas, mas isto vai precisar ser refinado um pouco mais antes disto ser traduzido em estágios de negócio.

 

 5 Etapas do processo de vendas

Convertendo seu processo de vendas em estágios de negócio.

Seus estágios de negócios devem dar indicações claras sobre quão próximo um negócio está de ser fechado. Quando chega a hora de prever sua receita mensal, você quer que seus estágios de negócio tenham a menor de “adivinhação” possível. Para que isso funcione, todo estágio de negócio precisa ter estas três características:

1. Factual: Um passo factual é baseado em ações atuais que você tomou, baseadas em mais do que apenas um sentimento ou intuição que você ou comprador podem ter.

2. Inspeção: Um passo é considerado inspeção se existe algum tipo de gravação que pode ser usada para provar que a ação foi tomada.

3. Centrado no comprador: Finalmente, é a ação do comprador que vai fechar a venda. O representante de vendas está lá apenas para ajudar. Então, tanto quanto possível, baseie seus estágios de vendas em ações que os compradores tomam.

Vamos usar estas três características para re-examinar cada passo da nossa amostra de processo de vendas.

O primeiro passo é uma reunião entre o comprador e o vendedor para demonstrar o produto.

Isto é factual porque uma reunião requer ações reais de ambos, vendedor e o comprador. Isto também é uma inspeção porque é provável que algum tipo de evidência ocorra, como um evento no calendário, gravação de reunião via web, telefonema, ou um e-mail de acompanhamento. Para fazer este passo centrado no comprador, nós vamos chamá-lo de "Avaliar Produto" porque é o que o comprador está fazendo.

A segunda reunião é factual e também uma inspeção pelas mesmas razões que a primeira reunião. Nós vamos chamar este passo de "O Tomador de Decisão Avalia" para fazê-lo centrado no comprador.

O próximo passo é para o tomador de decisão aprovar a compra.

Isto pode ou não ser factual porque o tomador de decisão pode não ter que fazer nada mais do que balançar os ombros e dizer, "Está bom para mim". Isto também não é uma inspeção porque, em vários casos, você não sabe com certeza se isto aconteceu até que o contrato retorne. Já que Isto não é factual nem uma inspeção, então vamos removê-lo da lista.

O próximo passo é enviar os contratos, o que é factual e inspecionável, mas é a ação do vendedor ao invés da ação do comprador. Quando você tem um passo que é factual e inspecionável que é centrado no comprador, pergunte-se como isso se parece para o comprador. Neste caso, o comprador está recebendo o contrato, então "Contrato Recebido" seria a representação do passo centrado no comprador.

Isto é ainda factual porque requer que o vendedor envie o contrato, e isto é inspecionável se o contrato for enviado em um e-mail rastreado.

O passo final é assinado e o contrato retornado.

Isto é factual e inspecionável, e é uma ação do comprador, então está perfeito.

A última coisa que você precisa fazer é ter certeza que nenhum desses passos é redundante. Em geral, quando envolve a criação de estágio de negócio, o velho ditado "menos é mais" se aplica definitivamente. Quanto mais estágios você tem, mais complicado e confuso seu processo vai se tornar. Um único e simples caminho para remover estágios de negócio a mais é manter um olho fora da redundância, então vamos dar uma olhada através deste processo de vendas mais uma vez e tirar qualquer estágio duplicado.

Novamente, neste exemplo nós estamos assumindo que duas reuniões são necessárias para o processo de vendas, então vamos deixar ambas no lugar.

Já sobre o recebimento do contrato,temos que nos perguntar se é significantemente diferente de "Assinar/Retornar Contrato".

Se você pensar por um momento, receber o contrato não necessariamente move o processo de vendas para frente. Se o comprador recebe o contrato mas nunca assina ou o retorna, a venda não progrediu. Mesmo que receber o contrato alcança todas as três das suas características, não importa muito até o contrato ter sido assinado e retornado. Como assinar e retornar o contrato é a ação mais significante, nós vamos riscar "Receber Contrato" e manter "Assinar/Retornar Contrato."

De um processo de 12 passos para um processo de 3 passos.

Todos esses três passo são requeridos para toda venda, eles são fatuais e inspecionados, eles são centrados no comprador, e eles não são redundantes. É um bom processo de vendas.

Agora vamos traduzir em estágios de negócio. As ações nos seus processos de vendas são o que sinalizam que um negócio foi movido de um estágio para o próximo, então os nomes dos estágios de negócio vão ser uma versão passada dessas ações. Por mais complicado que isso deve parecer, é simples como:

Avaliar produto > Produto Avaliado

Tomador de decisão avalia > Avaliado pelo Tomador de Decisão

Assinar/Retornar contrato > Contrato assinado e retornado

Uma vez que você traduziu seu processo de vendas em estágios de negócio como este, existem dois passos adicionais que você vai querer adicionar: "Em Radar" e "Perdido/Fechado". Você pode chamar estes estágios como você quiser, mais aqui está o que eles significam:

Em Radar - É onde você vai colocar negócios quando você os criar primeiramente. Este estágio virá antes do do primeiro e é para os prospectos que levantaram a mão, mas ainda não tomaram ação ainda. Um nome comum para este estágio é "Compromisso Agendado", mas você vai querer nomear da forma que melhor representa o modo que seu prospect primeiro mostra interesse nas suas soluções.

Perdido/Fechado - Nem todo negócio vai em frente, então é bom ter um estágio onde você pode colocar os que não o fizeram. Quando um prospecto diz a você que ele não está interessado em continuar, mova seu negócio para este estágio para impedir de jogá-lo fora da sua previsão.

Com a adição desses dois, nós temos cinco estágios de negócio: Em Radar, Produto Avaliado, Avaliado pelo Tomador de Decisão, Contrato Assinado e Retornado, e Perdido/Fechado. Este é um pipeline de negócios sólido.

Customizando Estágios de Negócios no HubSpot CRM

Para um guia detalhado de configuração, veja este documento de ajuda.

No HubSpot CRM, cada estágio ganha um nome e uma probabilidade. A probabilidade representa a probabilidade de fechamento da transação por sua data de fechamento projetada e é usada para gerar a previsão de transação no painel de vendas. Quando você está criando seus estágios de negócios, estas probabilidades vão ser frequentemente baseadas no seu melhor palpite, mas conforme o tempo passa, você deve refiná-los para gerar previsões mais precisas.

Sempre que você configurar a probabilidade de um estágio para 0%, o sistema conta como Perdido/Fechado. Já o 100% é contado como Ganho/Fechado, significando que a pessoa comprou seu produto.

Na nossa amostra de processo de vendas, Contrato Assinada e Retornado representa a condição de Ganho/Fechado. Se você estivesse criando estágios de negócios para este processo, você provavelmente configura a probabilidade do estágio para 100% e Perdido/Fechado para 0%. Os outros passos iriam em algum lugar entre eles.

Então nós devemos configurar o Em Radar para 10%, Produto Avaliado em 50%, e Avaliado pelo Tomador de Decisão em 70%. Estes valores são arbitrários, mas conforme o tempo passa, você vai estar apto de ajustá-los para melhorar a qualidade da sua Previsão de Negócios.

E agora nós temos um pipeline de negócio com 5 estágios. Quando você cria seu próprio pipeline, tenha certeza que existe uma ação factual e inspecionável que qualifique o negócio para estar em cada estágio. Se você trabalha com um time, tenha certeza que todo mundo está usando as mesmas ações para determinar em qual estágio um negócio deve estar. Desse jeito, seus estágios de negócio vão constantemente representar o atual progresso dos seus negócios, e vão estar bem no seu caminho de terem uma previsão confiável todo mês.

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