Nos últimos dois anos, conversamos com centenas de analistas e heads de departamentos de Inovação, RevOps e Comercial de grandes empresas. Dentre a infinidade de desafios que toda operação tem, notamos que alguns surgem em quase toda empresa de grande porte (independente do setor) - e geralmente está no topo da lista de prioridades. Hoje, falaremos sobre um desses desafios.
Algum desses cenários podem não deve ser estranho para você:
- Para que a equipe de vendas possa fechar um negócio, ela precisa do suporte de outros departamentos, como o financeiro, TI, ou jurídico. E para que o Pipeline de Vendas reflita essa etapa do processo comercial, certamente há uma coluna em que os Negócios ficam parados enquanto o suporte é feito.
- A equipe de vendas deu um pedido como ganho e precisa agora ser feita a passagem de bastão para a equipe de Sucesso do Cliente (Customer Success) iniciar o processo de Onboarding.
O grande desafio que notamos ao conversar com profissionais responsáveis pela gestão da operação é a busca por ferramentas que permitam escalar as ações. Às vezes as equipes de vendas usam um software, enquanto as equipes de pré e pós-venda usam outros, que nem sempre conversam.
Ou seja, se um executivo de Vendas demandar um processo que dependa de outra área, pode ser que ele tenha que fazer um esforço adicional para acompanhar a devolutiva de sua solicitação em um sistema que tem pouca afinidade.
Isso reduz o tempo do vendedor para cuidar de outras oportunidades, aumenta o tempo de fechamento por oportunidades e, dependendo de como ocorre a troca de informações entre departamentos, aumenta a chance de erros humanos.
A boa notícia é que com HubSpot você pode criar uma operação 100% automatizada entre diferentes departamentos, que facilitará o processo comercial, reduzirá o tempo de fechamento das vendas e, quando fechado o pedido, acelerará a entrega para o cliente.
Neste artigo, você aprenderá como vincular solicitações a outros departamentos via chamados (Tíquetes) às oportunidades de vendas (Negócios/Deals).
Como criar solicitações (Tíquetes) vinculadas ao Negócios com HubSpot
Antes de começar, é importante esclarecer que na HubSpot é possível vincular tíquetes aos negócios em todas as versões (incluindo a gratuita). Entretanto, para que você usufrua dos recursos de automações avançadas (mencionadas aqui) é preciso ter os módulos Sales Hub e Service Hub nas edições "Professional" ou "Enterprise".
Para ver quais tíquetes estão associados a um Negócio, basta selecionar o Negócio e visualizar na lateral direita a caixa "Tíquetes", como mostra a imagem abaixo.
Mas só ter os tíquetes associados aos negócios não é o suficiente para transformar a operação. Vamos mostrar na prática como você pode ganhar mais produtividade.
Para criar uma passagem de demandas automática, é super simples. Você só precisa criar um fluxo de trabalho (workflow) que crie tíquetes quando o Negócio entrar em determinada coluna do Pipeline de Vendas.
No exemplo abaixo, criamos uma automação que gera um novo tíquete (já associado ao Negócio) em um Pipeline de Suporte. Para poder exemplificar melhor, utilizamos como exemplo um processo de análise de crédito.
✨ DicaPro: No Service Hub Professional ou Enterprise você pode ter diversos pipelines de serviços. Isso facilita você criar pipelines diferentes para cada departamento e/ou processo. Com os fluxos de automações, você pode criar tíquetes para diferentes pipelines (pré-venda, análise de crédito, jurídico, etc).
Em seguida, é necessário criar uma automação que dita o que acontece quando esse tíquete é gerado. Então, no Pipeline de Suporte, criamos 4 automações: - Distribuímos os tíquete entre uma equipe de 8 pessoas;
- Em seguida, notificamos por e-mail o responsável por aquele tíquete específico;
- Quando a análise de crédito é aprovada, uma notificação por e-mail é disparada para o vendedor;
- Por fim, o Negócio no Pipeline de Vendas avança para a próxima etapa, que nomeamos como “Reunião de Fechamento".
Como você pode ver, são infinitas possibilidades de automações: as oportunidades de vendas podem gerar tíquetes, assim como tíquetes resolvidos podem mover oportunidades na esteira de vendas.
Agora você pode tornar os processos entre os departamentos muito mais fluídos e escaláveis. Acabe com a dor de cabeça na gestão entre os departamento. Com HubSpot, cada processo parece fácil e você torna a experiência do cliente ainda melhor.
A NA5 é especialista na contratação e implementação de HubSpot Enterprise para grandes empresas.