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Como fazer monitoramento de vendedores com HubSpot

Como fazer monitoramento de vendedores com HubSpot

O HubSpot Sales Hub oferece um verdadeiro arsenal de ferramentas para fazer o monitoramento dos vendedores. Conheça as principais.

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O HubSpot Sales Hub Enterprise é uma poderosa plataforma de automações de Vendas. Escalar a operação com eficiência e ter gestão sobre a equipe comercial durante todo o processo é fundamental para o head de Vendas. Mas, como as grandes empresas podem fazer o monitoramento de vendedores? Desvendaremos agora o “arsenal” de ferramentas à disposição de Heads de Vendas de grandes empresas para monitorar o time de vendas no HubSpot Sales Hub Enterprise.

Para isso, vamos dividir o conteúdo em tês etapas:

  1. Criação de relatórios de desempenho;
  2. Automações que notificam e redistribuem leads em pontos críticos do processo comercial;
  3. Monitoramento e coaching de ligações feitas pelo time de Vendas.

Ah, e de quebra ainda vamos dar uma super “DicaPro” sobre a análise de duas propriedades dos Negócios que fazem toda a diferença.

Quer aprender e crescer com a gente? Então vamos nessa!

Relatórios de Desempenho

O HubSpot Sales Hub possui diversos relatórios prontos-para-usar (out-of-the-box) para Heads de Vendas. Você pode acessar de três formas:

1. Painéis (dashboards)

Para quem está começando a explorar a ferramenta do zero, a HubSpot oferece painéis (dashboards) de Vendas pré-configurados.

Pense no painel como uma grande tela que pode ser formada por diversos "blocos". Cada bloco do painel é chamado no HubSpot de "relatório".

Cada painel serve como um ponto de início para a geração das análises e pode ser editado para adicionar outros relatórios. Também é possível criar um painel sem nenhum relatório e adicionar apenas aqueles que lhe interessam.

paineis-hubspot-vendas2. Biblioteca de Relatórios

Na Biblioteca de Relatórios você tem acesso à centenas de relatórios pré-configurados e editáveis. Além disso, também é possível criar relatórios do zero, usando como base quaisquer informações do CRM, como propriedades do Contato, Negócio, atividades da equipe de Vendas e objetos customizados (custom objects).

Os relatórios criados podem ser inseridos nos Painéis ou apenas ficarem salvos na Biblioteca.

3. Análise de Vendas

Usuários do HubSpot Sales Hub Professional e Enterprise também tem acesso à ferramenta “Análise de Vendas”. Para acessá-la, você só precisa selecionar Relatórios > Ferramentas de Análise > Análise de Vendas.

A ferramenta cria diversas métricas com base nas atividades dos vendedores cadastrados na HubSpot, como “Tarefas Concluídas”, “Tempo de Resposta por vendedor” e “Motivo da Perda do Negócio”. Esses dados podem ser salvos como relatórios e, então, adicionados nos Painéis. Veja como a ferramenta funciona na prática: 

Automações e notificações

Saindo do “macro” e indo para o “analítico”, o HubSpot Sales Hub também oferece importantes ferramentas para gestão no dia a dia dos Heads. Uma famosa ferramenta e utilizadas por grandes empresas que querem evitar a perda do “timing” das oportunidades é a utilização dos fluxos de trabalho (workflows).

Os fluxos de trabalho podem, por exemplo, ser configurados para notificar o head toda vez que os prospects ficam X dias sem atividades dos vendedores. Ou ainda, notificar quando uma negociação que estava numa etapa mais avançada é considerada como “perdida”.

Além de criar essas notificações com base em qualquer propriedade, os fluxos de trabalho também possibilitam ações automáticas antes ou depois da notificação. Por exemplo, em uma operação que envolve representantes comerciais (canais), a sua empresa pode ter direcionado uma oportunidade para um parceiro.

Pelo HubSpot você identificou que o parceiro não fez nenhuma atividades na oportunidade. Então, você pode disparar de dois a três avisos ao responsável pela oportunidade, notificando-o que a oportunidade precisa de atenção.

Se mesmo assim a oportunidade não tiver uma ação, você pode notificar o head e redirecionar a oportunidade para um outro representante. O céu é o limite!

E a melhor parte é que não é necessário um time técnico altamente especializado para fazer ajustes nas automações, conforme a operação vai evoluindo. Você mesmo pode fazer isso em minutos.

Coaching de ligações

A ferramenta chamada “Inteligência de Conversas” te ajuda a encontrar com rapidez e praticidade algumas palavras-chaves ditas em conversas feitas por ligações via HubSpot.

A ferramenta de ligações possui uma Inteligência Artificial que faz transcrições automáticas das conversas registradas na plataforma e permite que você busque por informações específicas nos textos das transcrições.

Para Heads isso significa um controle muito maior sobre as informações trocadas entre a empresa e seus clientes. Além disso, as transcrições permitem que nenhuma informação se perca na passagem do cliente de Vendas para outro (ou de uma equipe para outra).

DicaPro✨: entenda a diferença de data de última alteração x data de última modificação

A HubSpot possui duas propriedades do Negócio muito importantes para o monitoramento de vendedores. No entanto, por conta da sua nomenclatura, pode ser que você se confunda e não explore o verdadeiro potencial dessas informações.

Veja as diferenças:

  • Data da última modificação: a data mais recente em que uma propriedade em um negócio foi atualizada, manualmente ou de forma automática.
  • Data da última alteração: a última vez que uma atividade como observação, conversa de chat, chamada, e-mail, reunião ou tarefa foi registrada para um negócio.

As duas propriedades são alteradas automaticamente pelo sistema da HubSpot.

Ou seja, enquanto a “Data da última modificação” oferece uma perspectiva sobre o lead, a “Data da última alteração” lhe dá uma visão sobre o vendedor.

Conclusão

Com tantas ferramentas à disposição dos Heads, o HubSpot Sales Hub faz mais do que só “dar conta do recado”. Ele oferece uma oportunidade para você escalar a sua operação sem perder o controle das informações. E quem não quer isso, né?

A NA5 é especialista em HubSpot Enterprise no Brasil e ajuda grandes empresas com implementação e na contratação da plataforma.

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