Como fazer tabela dinâmica na HubSpot

Tabela Dinâmica, Tabela Pivot (pivot table), Cubo, não importa como você chame, essa é uma importante ferramenta para extrair insights para a sua operação.

No Excel e Planilhas Google (Google Sheets), por exemplo, essa funcionalidade já é amplamente utilizada. Com os dados em uma planilha, você pode explorar novas formas de visualização. Mas, como utilizar essa mesma funcionalidades de tabela dinâmica com os seus dados armazenados na HubSpot?

Exportar os dados do HubSpot para importar em uma planilha externa e trabalhar como tabela dinâmica gera um trabalho extra para a área de operações, onde praticidade e eficiência devem reinar.

Por isso, a gente te explicará como fazer uma tabela dinâmica diretamente na HubSpot para criar relatórios e dar adeus a certos trabalhos manuais e repetitivos.

Quer dar o próximo passo com os relatórios da HubSpot? Então, vem com a gente!

O que uma tabela dinâmica?

Uma tabela dinâmica nada mais é do que uma ferramenta de análise de dados que permite a reorganização de dados para calcular, resumir, analisar e extrair informações relevantes de um banco de dados.

Na prática, a tabela dinâmica transforma a disposição dos dados estáticos (em linha, 2D) em dados dinâmicos (em linhas e colunas, 3D), além de oferecer ferramentas de cálculo automático, sem a necessidade de inserir fórmulas na planilha.

Na imagem abaixo, disponibilizamos um exemplo básico de informações estáticas:

Nesta disposição das informações fictícias, podemos visualizar os nomes de vendedores, o total de pedidos fechados (REALIZADOS), a expectativa de vendas (PREVISTO) e o mês de referência.

Quando transformamos esses dados em uma tabela dinâmica, todas as informações podem ser rearranjadas rapidamente da maneira que for mais conveniente para sua análise, como uma nova aba na planilha, preservando os dados e sua disposição na aba original. Veja o exemplo abaixo:

Os mesmos dados da primeira imagem foram reorganizados. Não somente das linhas, que agora somam (SUM) todos os valores registrados pelo mesmo vendedor, mas também das colunas, que soma o total de todos os vendedores no mês de referência.

O mais interessante é que as colunas e linhas podem ser invertidas ou dispostas de outras maneiras, dando controle total para a manipulação dos dados.

Tabela dinâmica na HubSpot

Na documentação da HubSpot, tabela dinâmica é referenciada como "tabela pivot". Por essa razão, usaremos essa nomenclatura a partir de agora

Para fazer uma Tabela Pivot na HubSpot, é necessário ter acesso ao recurso (feature) “Relatório Personalizados”, disponível para usuários de qualquer módulo (Marketing, Sales, Service, CMS, Operations) nos planos Professional e Enterprise.

Com a permissão de acesso, basta acessar o Menu Principal e selecionar Relatórios>Relatórios. Em seguida, clicar em “Criar relatório personalizado” e escolher a opção “Construtor de relatórios personalizados”.

A partir de então, você pode escolher até 5 fontes de dados, entre Contatos, Negócios, Tíquetes, atividades no site e muito mais. Por fim, basta selecionar “Tabela dinâmica” nas opções de gráficos.

No menu lateral, você pode usar a ferramenta para escolher quais propriedades serão usadas como linhas ou colunas, exatamente como no Excel.

No exemplo abaixo, criamos uma Tabela Pivot com exatamente as mesmas propriedades da planilha de Excel.

As linhas estão ordenadas por Vendedores e as colunas pela data de fechamento dos negócios por VALOR REALIZADO e VALOR PREVISTO.

É importante lembrar que o VALOR PREVISTO inserido na Tabela Pivot é o forecast da HubSpot, que calcula uma previsão para os próximos meses com base na probabilidade de fechamento dos Negócios ativos. A tabela criada não contempla a meta estipulada para os vendedores.

Com todos os dados centralizados e disponíveis em um único lugar, a análise fica muito mais fácil e prática. E o melhor, é que você pode criar Painéis na HubSpot com diversos relatórios e Tabelas Pivot, tanto por equipe quanto por vendedor.

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