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Como migrar de Salesforce para HubSpot (passo-a-passo!)

Como migrar de Salesforce para HubSpot (passo-a-passo!)

Um passo-a-passo de como fazer a migração completa do Salesforce para HubSpot de forma segura, rápida e eficiente. Aprenda. Faça. Cresça!

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Então você está pensando em migrar de Salesforce para HubSpot? Não será uma tarefa fácil e nem acontecerá de uma semana para outra... Mas, isso você já sabia! Deixe-me dizer o que você (provavelmente) não sabe:

Com um bom planejamento de processos, milestones (marcos) e prazos, a migração pode ser feita de uma forma que todos (analistas, gestores e diretores) vejam os ganhos da operação e sem gerar dores de cabeça para o responsável por sua implementação.

A própria HubSpot utilizava o Salesforce na sua operação comercial até 2019. Sem dúvida, isso comprova o poder e relevância deste sistema. No entanto, é importante lembrar que quando o Salesforce foi implementado (há mais de 10 anos), a HubSpot ainda era uma plataforma majoritariamente voltada para times de Marketing.

Mas, o fato é que depois de tanto tempo, finalmente a HubSpot migrou todo o seu banco de dados do Salesforce para a sua própria plataforma. E esses foram os resultados:

  • 31% de melhoria no PPR (Produtividade por Representante)
  • 30% de aumento no ASP (Average Sale per Deal — Venda média por Negócio)
  • 16% de redução no Sales Cycle Length (Ciclo de Vendas)

Parece um sonho, né? Não se preocupa, a NA5 Labs preparou um conteúdo completo sobre a migração, com tudo que você precisa saber. Neste artigo você aprenderá sobre:

  • Porque migrar para HubSpot
  • Para quem e quando recomendamos a migração
  • Quais os passos para uma migração segura e sem fricções
  • Quais as vantagens para sua operação

Com tanto para falar, não vamos nos estender mais. Vamos direto ao ponto:

Porque migrar para HubSpot

A HubSpot é o CRM mais poderoso do planeta! Mas a plataforma vai muito além disso: ela possui um arsenal completo de ferramentas para Vendas, Marketing e Atendimento ao Cliente totalmente integrados.

E para melhorar ainda mais, a HubSpot tem investido pesadamente nos novos módulos de CMS Hub — para a criação de páginas — e Operations Hub para tratamento de dados e integrações —, para o RevOps atuar cada vez mais focado na estratégia do negócio.

E tudo isso centralizado! Os dados convergem em um único lugar, sem perda de informações. Um prato cheio para que RevOps possam monitorar como cada parte da operação impacta no relacionamento dos clientes antes, durante e após o fechamento de um negócio.

Migrar para a HubSpot, portanto, é mais que trocar uma plataforma de vendas (Salesforce) por outra equivalente. É realmente substituir um método operacional descentralizado, com um montão de ferramentas que funcionam parcialmente integradas (o famoso Franksystem), por uma plataforma completa, que centraliza absolutamente todas as informações, e possui ferramentas build-in (desenvolvidas “dentro” do próprio sistema), além de reduzir custos de licenciamento.

Se os responsáveis pela migração fizerem uma comparação isolada entre Salesforce e HubSpot, não entenderão de fato o que pode melhorar na operação — e é exatamente por isso que criamos este conteúdo 😉

Para quem e quando migrar

Na experiência que adquirimos desde 2013 trabalhando como consultores HubSpot para médias e grandes empresas, a migração é mais interessante para as empresas quando os responsáveis (normalmente RevOps, Diretores Operacionais ou CEO) precisam solucionar um dos seguintes problemas:

  • Os usuários — principalmente os vendedores — não atualizam o CRM. O Salesforce muitas vezes não é visto por eles como uma ferramenta amigável, o que faz com que apontem somente os pedidos fechados no CRM e não abandonem o Excel para fazer forecast (previsão) de vendas.
  • Possui muitos sistemas integrados ao Salesforce que não funcionam perfeitamente;
  • Querem ter mais controle sobre o processo comercial (registro das conversas no CRM);
  • Querem escalar a operação com automações entre Marketing e Vendas que otimizem o handoff (Passagem de Bastão) de leads;
  • Querem criar automações que acompanham os leads durante toda a sua Jornada do Cliente (até o pós-venda);
  • Querem melhorar a experiência dos leads e clientes, mas toda nova ferramenta traz “problemas” de treinamento e integração;
  • A operação comercial cresceu rapidamente e é preciso uma ferramenta fácil de usar (mesmo para usuários avessos à tecnologia), mantendo-se robusta para gerenciar a eficiência e produtividade do time.

Agora que esclarecemos para quem é mais recomendado a migração — ainda que qualquer empresa possa fazê-la — vamos ao “quando”. A resposta neste caso é simples: o mais rápido. E de preferência, com o mínimo de 4 meses antes da renovação de contrato do Salesforce, porque o processo de migração é de 3 meses e você precisará de pelo menos 1 mês para fazer o seu processo de compras e contratação de uma consultoria HubSpot, como a NA5.

Como migrar de Salesforce para HubSpot

O mais importante de todo o processo de migração é montar um planejamento completo, que contemple absolutamente todas as etapas de mapeamento, implementação e desligamento dos sistemas antigos, com prazos definidos.

Outro ponto que percebemos que faz toda a diferença é nomear em sua empresa um colaborador que será o “dono” da HubSpot e reconheça os ganhos que ela traz para toda a operação. Essa pessoa deve ficar responsável por acompanhar todo o processo e checar o cumprimento dos prazos, assim como rodar um piloto em pequena escala para testar o funcionamento do que foi planejado. Caso a sua empresa não contrate uma consultoria HubSpot para realizar a migração, essa pessoa também deverá gerenciar toda a implementação.

Por fim, antes de mostrar nosso passo a passo, vale lembrar que toda empresa deve adaptar as etapas de migração de acordo com as dificuldades/facilidades únicas do seu processo comercial. A migração não pode impactar toda a operação de uma vez e nem por muito tempo.

DicaPro: para o sucesso da migração, não deve ocorrer revisão de processos durante a troca de sistemas. Somente após a migração de Salesforce para HubSpot um novo projeto pode ser realizado com o objetivo de otimizar processos. Naturalmente, durante a migração ocorrerão adaptações de processos em função da maneira como a HubSpot opera — ou até mesmo alguma limitação, como falta de validação de CPF —, mas não deve, por exemplo, fazer mudanças em etapas de Pipeline de vendas.

Passo 1: Faça a integração nativa da HubSpot + Salesforce

Para facilitar muito a migração de dados entre os sistemas, o primeiro passo deve ser ativar a integração nativa entre HubSpot e Salesfoce (disponível gratuitamente para todos os usuários Professional e Enterprise de quaisquer módulos HubSpot + edição do Salesforce com acesso de API ou Salesforce Professional).

Para instalar a integração em poucos cliques, basta acessar o passo-a-passo Instale a integração do HubSpot-Salesforce.

Ela é a melhor solução para garantir que as principais informações armazenadas no Salesforce “viajem” de um sistema para outro sem dores de cabeça.

Clique aqui e veja quais são os dados migrados automaticamente e como fazer isso.

É importante ressaltar que quando você utiliza essa a integração, a HubSpot faz o mapeamento automático dos Objetos (Propriedades) do Salesforce, mas você pode selecionar quais sincronizar.

Por isso que é essencial checar se os Objetos do Salesforce estão migrando para o “lugar certo” no seu novo CRM. Um exemplo comum que gera confusão é que o Salesforce possui os Objetos “Lead” e “Contato”. Na integração nativa, é o Objeto “Lead” e "Contato" do Salesforce que é transferido para “Contato” na HubSpot.

Além disso, é necessário garantir que todos os tipos de campos são os mesmos. Por exemplo, se o campo do Salesforce for tipo “Texto” e na migração para HubSpot for para um campo tipo “dropdown”, os dados não serão migrados com sucesso.

DicaPro: a atenção neste e no próximo processo serão essenciais para que nenhuma informação se perca na migração dos dados. Afinal, após a descontinuação das licenças do Salesforce, não haverá mais possibilidades de resgatar essas informações - e a integração sera desligada. 

Passo 2: Mapeie e replique TUDO na HubSpot

Dependendo da robustez da sua conta Salesforce, o “Passo 1" não será suficiente para alinhar perfeitamente todos os dados dos dois sistemas. Por isso, é importante que você mapeie — depois da migração automática — todos os dados, automações, integrações e relatórios e encontre (ou crie) algo equivalente na HubSpot.

Esta é uma boa forma de organizar o que mapear e replicar primeiro no CRM da HubSpot.

  • Dados - todos os campos de Contato, Negócios, Empresas e Listas
  • Integrações - todos os sistemas que convergem no CRM
  • Automações - todas as automações ativas (disparo de e-mails, ads, tarefas) e passivas (enriquecimento de dados, qualificação, etc.)
  • Relatórios - todos os relatórios usados por diretores, gestores e analistas

DicaPro: uma oportunidade incrível surge para olhares atentos aqui. É recomendado migrar apenas o que está ativo para que na HubSpot você tenha um melhor controle, evitando também de pagar sem necessidade porque existem limites por edição de módulos, por exemplo, em quantidade de fluxos. Esse é o momento perfeito para avaliar o que de fato é usado para a operação e o que está em excesso.

Passo 3: Migre os dados históricos e ative o HubSpot CRM

Agora que os dois sistemas estão "conectados" via mapeamento, faça a migração de todo o histórico do Salesforce para HubSpot (apenas dos dados que já não foram feitos automaticamente no passo 1).

Se as informações forem complexas, o mais recomendado é a contratação de um parceiro HubSpot, que tenha experiência na manipulação de dados entre os dois CRMs.

A dica especial aqui é “rodar um projeto-piloto”, paralelamente ao Salesforce. Dessa forma, você pode checar se a HubSpot está realmente espelhando todas as ações do Salesforce, sem impactar na operação como um todo.

Passo 4: Faça treinamentos (por equipes/módulos)

Bom, este passo é óbvio. É essencial garantir que todos os operadores do CRM (ou dos módulos HubSpot contratados) entendam o porquê da troca de sistemas e como eles podem usá-lo para melhorar seus processos e resultados.

O “pulo do gato” é subdividir os treinamentos por equipes e formas de utilização do sistema. Treinar uma equipe de colaboradores mais adeptos às mudanças acelera a aplicação e testes do CRM, além de incentivar outras equipes ao mostrar o quão fácil é usá-lo.

A outra vantagem dessa subdivisão é que as primeiras equipes (menores e mais pacientes) mostrarão aos educadores quais melhorias precisam ser feitas no processo de treinamento. Ou seja, quando profissionais mais reativos e conservadores receberem o treinamento, o processo está bem mais redondo e os “professores” terão as respostas na ponta da língua.

DicaPro: aqui na NA5 a nossa preferência é capacitar os heads, supervisores da área e a área de Treinamentos (quando existir) para que eles sejam os multiplicadores do conhecimento, por já terem maior intimidade com a equipe e conhecerem as facilidades/dificuldades de cada um.

Passo 5: “Desligue” as licenças Salesforce

Com todos os profissionais capacitados para usar e interpretar os dados na HubSpot, e a certeza de que nenhuma informação está sendo perdida entre os sistemas, é chegada a hora de dar adeus ao Salesforce.

Esse desligamento deve ser feito antes do fim do prazo de renovação do contrato, para dar tempo e segurança na transição completa.

DicaPro: é comum encontrar algumas empresas que migram em um primeiro momento apenas alguns departamentos para HubSpot para reduzir o licenciamento de Salesforce. Se este for o seu caso, à medida que seus usuários se iniciarem na HubSpot, você pode desativar os usuários e suas respectivas licenças no Salesforce.

Passo 6: Encontre oportunidades de melhorias (pós-implementação)

Com o término da migração, finalmente é o momento de buscar por melhorias que a HubSpot pode oferecer nos processos comerciais, de outras áreas e experiência do cliente (as otimizações nunca podem acabar!).

Estamos falando de todo tipo de melhoria como:

Essas novas implementações podem ser feitas de duas maneiras:

  • como projetos (jobs), seguindo passos bem definidos, faseados em etapas (sprints) simples e com prazos estipulados (a mesma lógica do processo que desenhamos até aqui)
  • como consultoria mensal HubSpot, sendo um processo de melhorias contínuas, com reuniões semanais de acompanhamento para realizar otimizações.

Quer saber como a migração Salesforce para HubSpot Enterprise pode ser adaptada para as especificidades do seu negócio? Fale com nossos especialistas!

A NA5 é a maior especialista em HubSpot Enterprise no Brasil e ajuda grandes empresas com consultoria e na contratação da plataforma.

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